Pro Pilvipalveluiden tietosuojaseloste - asiakasrekisteri

1. Rekisterin pitäjä 

Pro PK-Pilvipalvelut Oy, y-tunnus 28855354-7
Postiosoite: Syvälahdentie 13, 83460 Harinjärvi 
http://www.propilvipalvelut.fi/ 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Hannu Hirvonen 
Puh. 050 63 882 
Sähköposti  

3. Rekisterin nimi ja yleistiedot

Pro PK-Pilvipalvelut Oy:n asiakasrekisteri. 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisteritietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän ja asiakkaan välisen asiakassuhteen ja asiakkaalle tarjottujen palveluiden hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä palveluita koskevaan markkinointiin ja tilastollisiin tarkoituksiin. Asiakkaalla on oikeus kieltää itseensä kohdistuva suoramarkkinointi. 

Rekisteritietoja voidaan käyttää Pro Pilvipalveluiden eri verkkopalveluiden sekä niihin liitännäisten muiden rekisterinpitäjän palveluiden tai muiden palveluntarjoajien ylläpitämien palveluiden toimittamiseen asiakkaalle tai asiakkaan hyväksi.

Käsittely perustuu pääsääntöisesti asiakkaan suostumukseen, se on tarpeen osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi taikka rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttaminen tai turvaaminen edellyttää käsittelyä. Oikeutettu etu on tässä tapauksessa liiketoiminnan edistäminen, jota kuitenkin toteutetaan asiaan liittyvät rekisteröidyn perusoikeudet huomioiden.

5. Rekisterin tietosisältö 

Asiakasrekisteriin talletetaan tietoja rekisterinpitäjän entisistä, nykyisistä ja potentiaalisista tulevista asiakkaista sekä asiakassuhteisiin liittyvistä yhteyshenkilöistä ja käyttäjistä.

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja: 

• Asiakkaan perustiedot, kuten nimi, y-tunnus ja yhteystiedot 
• Jos kyse on oikeushenkilöstä, yhteyshenkilön ja muiden käyttäjien nimet ja yhteystiedot 
• Asiakasnumero ja/tai muu tunnus, palvelun käyttäjätunnus tai -tunnukset sekä salasanatiiviste/-tiivisteet suojattuina 
• Asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot sekä asiakashistoria 
• Laskutustiedot 
• Asiakkaan kanssa käyty asiakkuuteen liittyvä viestinvaihto sen teknisestä toteuttamistavasta riippumatta sekä mahdolliset puhelinnauhoitteet 
• Rekisterin sisältämistä tiedoista ja asiakkaan palvelun käytöstä syntyvät rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset asiakasta koskevat tiedot 
• Palvelun käyttöä koskevat lokitiedot, kuten kirjautumisajankohdat ja -osoitteet, tietojen muutokset ja kirjautumis- tai tekniset virheet 
• Asiakkaalta tai käyttäjältä itseltään saadut tai tämän suostumuksella kerätyt muut lisätiedot 

6. Säännönmukaiset tietolähteet 

Tiedot kerätään asiakkaalta tai käyttäjältä suoraan rekisteröitymisen tai käyttöönoton yhteydessä sekä myöhemmin palvelua käytettäessä joko rekisteröidyltä suoraan taikka tämän suostumuksella. 

Käyttäjien henkilötietoja saadaan myös asiakasyrityksen syöttäminä. 

Henkilötietoja voidaan päivittää väestörekistereistä ja muista kolmansien osapuolten rekistereistä. 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 

Rekisteröityjen tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta kolmansille osapuolille maksua vastaan tai muutoin.

Tietoja voidaan kuitenkin rekisteröidyn suostumuksella luovuttaa rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille. 

Ilman rekisteröidyn suostumusta tietoja luovutetaan ainoastaan lain edellyttämissä tilanteissa. 

Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietojen käsittelyssä EU-alueelle, pääasiassa Suomeen, sijoittautuneita alihankkijoita. Tällaiset alihankkijat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä ja ovat sitoutuneet voimassaolevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla suojaamaan rekisteröidyn henkilötietoja sekä käsittelemään niitä vain rekisterinpitäjän lukuun annettujen ohjeiden perusteella ja tehdyn sopimuksen mukaisesti.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Pääsääntöisesti tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta. 

Henkilötietoja saatetaan siirtää EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, mikäli henkilötietojen käsittelyssä käytetty alihankkija on sijoittautunut kolmanteen valtioon tai säilyttää tietoja kolmannessa maassa sijaitsevilla palvelimilla. Rekisterinpitäjä huolehtii, että tällaiset henkilötietojen käsittelyssä tapahtuvat siirrot tapahtuvat voimassaolevan eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja että siirrot tapahtuvat ainoastaan sellaisiin maihin, joissa henkilötietojen käsittelyn sääntelyä ja yksityisyyden suojan tasoa on EU:n komission päätöksen perusteella tai muutoin pidettävä riittävänä.

9. Tietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on henkilötietojen käsittelyn, voimassaolevan lainsäädännön tai esimerkiksi rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen turvaamiseksi tai mahdollisilta oikeusvaateilta suojautumiseksi tarpeen.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Asiakasrekisterin tietoja säilytetään pääasiassa digitaalisessa muodossa. Sähköinen asiakasrekisteri sijaitsee ajantasaisin tietoturvajärjestelyin suojatulla palvelimella, jonka ylläpito- ja käyttöoikeuksia on rajoitettu asiattoman käytön estämiseksi. Rekisterin sisältämiin tietoihin on pääsy ainoastaan sillä rekisterinpitäjän tai sen alihankkijoiden henkilöstöllä, jonka työtehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä. 

Rekisterin mahdolliset fyysiset kappaleet säilytetään lukitussa tilassa ja tuhotaan säilytystarpeen päätyttyä turvallisella tavalla.

Henkilötietojen käsittelyssä edellytetään tietoturvallisia työskentelytapoja sekä erityistä huolellisuutta henkilötietojen käsittelyn minimoimisessa.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Mikäli rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu edellä esitetysti rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on koska vain oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta peruuttamista edeltävän käsittelyn lainmukaisuuteen, eikä estä rekisterinpitäjää käsittelemästä henkilötietoja muilla edellä mainituilla perusteilla kyseisen perusteen mahdollistamassa laajuudessa.

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Jokaisessa rekisterinpitäjän lähettämässä suorasähköpostissa on linkki, josta rekisteröity voi halutessaan estää suoramarkkinoinnin jatkossa.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut, rekisteröityä itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta lainsäädännön näin edellyttäessä tai milloin se lainsäädännön puitteissa on mahdollista ja tarpeellista. Pyyntöihin vastataan yhden kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että havaitut epätarkat tai virheelliset tiedot oikaistaan ilman aiheetonta viivytystä. Tarvittaessa rekisteröidyn on toimitettava oikaisemisen kannalta tarpeellinen lisäselvitys tai muut tiedot.

Lainsäädännön edellytysten täyttyessä rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröity voi myös, edellytysten täyttyessä, vaatia henkilötietojensa käytön rajoittamista.

Niiltä osin kuin kyse on rekisteröidyn suostumukseen perustuvasta automaattisesta henkilötietojen käsittelystä, rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat ja toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt ja vaatimukset voi lähettää kirjallisena tai sähköpostitse lähetettynä edellä esitettyihin yhteystietoihimme. Pyynnön voi myös esittää rekisterinpitäjän luona. Ennen pyynnön toteuttamista rekisteröidyn on varmennettava henkilöllisyytensä luotettavalla tavalla.

12. Erimielisyydet ja oikeussuojan toteuttaminen

Rekisterinpitäjä toivoo, että mahdolliset erimielisyydet ratkaistaisiin ensisijaisesti neuvottelemalla. Rekisteröidyllä on myös oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia kansallisen tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi. Suomen kansallinen tietosuojaviranomainen on tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite:      Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite:        PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti:        
Vaihde:               029 56 66700
Faksi:                  029 56 66735